Begroting en financiën

• we stellen de begroting op en houden die bij;
• we organiseren de projectadministratie;
• we betalen en boeken interne kosten en externe facturen;
• we doen de financiële afhandeling van registraties;
• we verzorgen een financieel eindoverzicht;
• we zorgen voor BTW-afdracht.

Projectplanning

• we maken een activiteitenplanning;
• we bewaken de voortgang van de activiteiten;
• we contracteren de locatie na goedkeuring en treden op als contactpersoon;
• we maken afspraken met leveranciers over benodigde diensten en producten.

Wetenschappelijk Programma

• we verzorgen de contacten met genodigde sprekers en commissies;
• we versturen instructies en inventariseren audiovisuele behoeften;
• we coördineren reizen, accommodatie en vergoedingen voor sprekers;
• we zetten een voorbereidingsruimte op voor sprekers op locatie;
• we regelen ruimtes voor posterpresentaties;
• we regelen geschenken voor sprekers.

Sociaal Programma

• we helpen met het voorstellen, coördineren en organiseren van een sociaal programma zoals:
  • welkomstreceptie;
  • sprekersdiner;
  • programma voor partners;
  • afsluitende borrel;
  • congresdiner.

Hotelreserveringen

• we reserveren hotelkamers via een reserveringsbureau;
• we coördineren een boekings-URL en/of hotelboekingsformulier;
• we beheren de hotelreserveringen.

Marketing en promotie

• we coördineren logo- en huisstijlontwerp;
• we begeleiden drukwerkdesign, leveren teksten aan en coördineren de productie. Dit betreft zaken als:
  • eerste aankondiging;
  • oproep voor abstracts;
  • tweede aankondiging;
  • definitief programma;
• we coördineren mailings.

Deelnemersregistratie en -administratie

Bij het organiseren van een evenement is een soepele deelnemersregistratie en -administratie essentieel. Hieronder volgt een overzicht van onze diensten die ervoor zorgen dat alles rondom de aanmelding, bevestiging en betaling van deelnemers efficiënt verloopt.

• we maken een online registratieformulier;
• we leveren een registratielink aan.
• we zetten het evenement op de Amsterdam UMC congreskalender op www.amsterdamumc.org;
• we sturen regelmatig een overzicht van alle aanmeldingen;
• we verwerken aanmeldingen van deelnemers;
• we regelen de benodigde documenten voor deelnemers;
• we sturen een digitale bevestiging van aanmelding;
• we bevestigen deelname, mogelijk met factuur en routebeschrijving;
• we beantwoorden vragen van deelnemers en maken een FAQ-lijst als u dat wilt;
• we sturen uitnodigingsbrieven als deelnemers daarom vragen;
• we regelen de betalingen van deelnemers via bankoverschrijving;
• we innen deelnamekosten via iDEAL, creditcard of AMC kostenplaats. Hier zijn kosten aan verbonden;
• we sturen betalingsherinneringen in overleg met de organisatie;
• we leveren naambordjes voor sprekers en plaatsing;
• we maken tickets voor workshops of diners en stemformulieren;
• we maken een banner voor de registratiebalie (zonder logo’s).

On-site management

Bij het organiseren van een evenement is het beheer op de locatie zelf essentieel voor een succesvol verloop. Hieronder leest u wat onze diensten inhouden om ter plaatse alles in goede banen te leiden.

• we coördineren het hele project volgens een vooraf gemaakt draaiboek;
• we organiseren generale repetities;
• we geven instructies aan de sprekers;
• we zorgen voor duidelijke informatie voor deelnemers, standhouders, sprekers en het organisatiecomité;
• we richten de registratiebalie in en zorgen voor personeel. Eén coördinator beheert de balie-activiteiten;
• we geven instructies aan het ingehuurde personeel, zoals hostesses of studenten, voor activiteiten op locatie;
• we regelen de aankleding en decoratie van de evenementenlocatie;
• we coördineren de cateringdiensten, van het kiezen van menu’s tot het bepalen van dieet- en allergiebehoeften;
• we zorgen voor technische ondersteuning voor geluid, verlichting en presentatie-apparatuur;
• we stellen noodplannen op en zorgen voor veiligheidsmaatregelen.