Start project

Intakegesprek

Onze samenwerking begint met een intakegesprek. In dit gesprek luisteren we naar uw doelstellingen. We adviseren u over de mogelijkheden. Samen kijken we hoe het evenement eruit kan zien. Dit gesprek legt de basis voor het evenement en zorgt ervoor dat we uw visie volledig begrijpen.

Offerte

Na ons eerste gesprek sturen we u een duidelijk prijsvoorstel toe. U weet dan precies wat de verwachte kosten zijn. Deze offerte is vrijblijvend.

Inventarisatiegesprek en programmaopzet

Na uw akkoord op onze offerte gaan we dieper in op de details van uw evenement. We maken samen een gedetailleerd programma. Het vastleggen van deze details is belangrijk om ervoor te zorgen dat alles tijdens het evenement soepel verloopt.

Opstellen projectbegroting

Hierna stellen we een gedetailleerde projectbegroting op. We presenteren een overzichtelijke lijst met alle verwachte kosten. Zo komt u niet voor financiële verrassingen te staan.

Opstellen projectplanning

Elk evenement heeft een strakke planning nodig. We maken een activiteitenplanning en bewaken de voortgang. Om te zorgen dat er over elk aspect van het evenement wordt nagedacht en er niets wordt gemist, is een goede planning essentieel.

Projectplanning

• we maken een activiteitenplanning;
• we bewaken de voortgang van de activiteiten;
• we contracteren de locatie na goedkeuring en treden op als contactpersoon;
• we maken afspraken met leveranciers over benodigde diensten en producten.

Wetenschappelijk Programma

• we verzorgen de contacten met genodigde sprekers en commissies;
• we versturen instructies en inventariseren audiovisuele behoeften;
• we coördineren reizen, accommodatie en vergoedingen voor sprekers;
• we zetten een voorbereidingsruimte op voor sprekers op locatie;
• we regelen ruimtes voor posterpresentaties;
• we regelen geschenken voor sprekers.

Sociaal Programma

• we helpen met het voorstellen, coördineren en organiseren van een sociaal programma zoals:
  • welkomstreceptie;
  • sprekersdiner;
  • programma voor partners;
  • afsluitende borrel;
  • congresdiner.

Hotelreserveringen

• we reserveren hotelkamers via een reserveringsbureau;
• we coördineren een boekings-URL en/of hotelboekingsformulier;
• we beheren de hotelreserveringen.

Marketing en promotie

• we coördineren logo- en huisstijlontwerp;
• we begeleiden drukwerkdesign, leveren teksten aan en coördineren de productie. Dit betreft zaken als:
  • eerste aankondiging;
  • oproep voor abstracts;
  • tweede aankondiging;
  • definitief programma;
• we coördineren mailings.

Organisatie

Locatiekeuze

De locatie is vaak het hart van een evenement. Een goede locatiekeuze is van belang omdat deze de sfeer, bereikbaarheid en het algehele succes van uw evenement bepaalt. Dankzij ons uitgebreide netwerk vinden we de ideale locatie voor uw evenement, in Amsterdam, in Nederland of elders in de wereld.

Marketing en promotie

Om ervoor te zorgen dat uw evenement de aandacht krijgt die het verdient, zetten we effectieve marketing en promotie in. Dit varieert van drukwerk tot digitale campagnes, logo- en huisstijlontwerp en de coördinatie van mailings.

Inrichten programma

We coördineren contacten met genodigde sprekers en commissies, verzorgen hun reizen, accommodatie en vergoedingen, en richten voorbereidingsruimtes in voor sprekers op locatie. We helpen ook met het organiseren van een sociaal programma, zoals welkomstrecepties, sprekersdiners en programma’s voor partners.

Deelnemersregistratie en -administratie

Een soepele deelnemersregistratie en -administratie is essentieel. We maken een online registratieformulier, geven een registratielink en sturen een overzicht van alle aanmeldingen. Ook voeren wij alle communicatie met de deelnemers. Op de dag zelf zijn wij aanwezig om uw gasten te verwelkomen.

Logistiek

Achter de schermen zorgen we voor alle logistieke zaken. Van draaiboeken tot de coördinatie op de dag zelf: alles wordt door ons geregeld. Deze efficiënte logistieke aanpak zorgt voor een soepel verlopend evenement zonder haperingen.

Overleggen met organisatiecommissie

Tijdens de voorbereiding houden we nauw contact met de organisatiecommissie. Zo zorgen we dat iedereen hetzelfde verwacht.

Het evenement

Voorbereiding

Voordat het evenement van start gaat, zorgen we dat alles tot in de puntjes is voorbereid. Dit betekent dat techniek, catering en andere zaken klaarstaan. Een grondige voorbereiding is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de dag zelf vlekkeloos verloopt.

Onsite management

Bij het organiseren van een evenement is het beheer op de locatie zelf essentieel. We coördineren het hele project volgens een vooraf gemaakt draaiboek, geven instructies aan de sprekers, cateraars en technici en zorgen voor duidelijke informatie voor alle betrokkenen. We houden alles nauwlettend in de gaten en sturen bij waar nodig.

Afronding

Afhandeling/eindafrekening

Na het evenement ronden we alles netjes af. We zorgen voor een duidelijke eindafrekening zodat er geen losse eindjes zijn.

Evaluatie

Als alles achter de rug is, nemen we de tijd om samen terug te kijken. We bespreken wat goed ging en wat eventueel beter kan. Deze evaluatie is van groot belang om te leren en onze diensten in de toekomst verder te verbeteren.